تشتمل هذه المذكرات على القواعد الأساسية الخاصة بتحرير أهم الوثائق المستعملة في الإدارة على نطاق واسع مثل وثائق السرد الإدارية كالرسالة الإدارية والتقرير وعرض حال
والمحضر……..الخ
وبيّنا في هذا الصدد الأسلوب الإداري حيث يتميز عن باقي الأساليب الأخرى في اختياره المصطلحات والتعابير المطلوبة لتكوين الوثيقة المحددة مطابقة لقواعد القانون والعرف الإداريين وخصصنا في الأخير مجموعة من النماذج المتعلقة بهذه المحررات الإدارية مراعاة للشكل أيضا وإذ أضع هذه المذكرات المتواضعة في صرح خدمة التكوين وأرجوا أن تجد لدى القارئ الكريم القبول.
تعريف: يعتبر التحرير الإداري عملية الكتابة للوثائق والمراسلات والنصوص والتعليمات وفق صيغة إدارية ورسمية باستخدام أسلوب فني متميز.
التحرير الإداري يستخدم الأسلوب الإداري الذي يتميز عن باقي الأساليب الأخرى بخصائص خاصة بالإدارة باعتبار ها مرفق عام وصاحب سلطة، يتعين اختيار المصطلحات الخاصة و التعبير المطلوب حتى تكون الوثيقة المحررة مفهومة وواضحة من أجل تحقيق هدف الإدارة.
تعد وثائق إدارية جميع المراسلات والمحررات والمستندات التي تتعامل بها الإدارة فيما بينها وبين الجهات الأخرى كالأشخاص الاعتبارية أو الطبيعية.
ويمكن حصر هذه المحررات فيما يلي:
1– المراسلات: وتلجأ إليها الإدارة عندما تريد التعامل أو الاتصال أو المخاطبة (كالرسالة، والإعلان والمذكرة والبلاغ البرقية، والاستدعاء ……..الخ
2- الوثائــــــق: تتعلق بأحداث الإدارية ونشاطها وهي تُعرف بوثائق السرد الإدارية (كالتقرير وعرض حال والمحضر)
3–النصـــــوص: وتعتبر وسيلة من وسائل تعتمد عليها الإدارة أثناء ممارسة نشاطها القانوني تجاه الأشخاص (كالمرسوم، القرار، المقرر…………الخ)
يعتبر الأسلوب الإداري طريقة للتعبير كتابة بلغة سهلة ودقيقة ومميزة مستندة من نصوص منظمة للإدارة باعتبارها صاحبة سلطة وتعمل لتحقيق مصالح للجمهور وعلى هذا الأساس يتميز الأسلوب الإداري بما يلي:
1- احترام النظام التسلسلي : Le respect de la hiérarchie
يقوم التنظيم الإداري على التسلسل في الوظائف والرتب
(رئـيس ـــــــــــــــــــ (Supérieur
(مرؤوس ــــــــــــــــــــ Subordonné )
وهنا يترجم في عملية التحرير من خلال الكتابات الإدارية بحيث نستطيع القول أن هناك لغة خاصة بالرئيس ولغة المرؤوس.
فالرئيس هو الذي :يأمر il ordonne
يلاحظ il constate
يطلب il demande
بينما المرؤوس: يرجو il prie
يقترح il propose يقدم عرض il rend compte
2-المسؤوليةLa responsabilité
يعتبر مبدأ المسؤولية من أهم الأسس بالنسبة للإدارة فالأعمال والمحررات الإدارية يقوم بها أشخاص لهم اختصاص في ذلك.
فاستعمال ضمير المتكلم المفرد (أنا ــــــ (Je مطلوب كما أن السلطات تستعمل ضمير الجمع (نحن ــــ Nous) للتعظيم في حالة تحرير العقود والوثائق ذات الأهمية كالشهادات.
3-الموضوعية: L’objectivité
إن الإدارة في خدمة الجمهور وتعمل لفائدة الصالح العام في حياد وموضوعية وهذا يلزم المحرر الإداري اجتناب كل التعابير العاطفية والتحكمية .
مثلا : يسرني ، يفرحني ، ""J’ai le plaisir
يؤسفني ،""J’ai le regret
يؤلمني …
4-المجاملة:Courtoisie
باعتبار المحرر الإداري موضوعي ومسؤول يجب عليه أن يراعي شعور المواطنين وخاصة في طلباتهم اليومية، وهذا باستخدام عبارات من شأنها أن تبقى الآمال ولا تقطع صلة المواطن بالإدارة.
مثلا:" ليس بإمكاننا حاليا…"
" لقد أخذت علما بطلبكم وسوف لن يفوتني…"
" عندما تسمح الظروف…"
5-الدقة: Précision
يجب على المحرر الإداري أن يذكر بدقة جميع الوثائق الثابتة وبذالك يكون دقيقا في المعلومات التي يعطيها وأن يكون واضحا في المعنى والعرض الذي يريد الوصول إليه الفرد، لأن الإدارة تستعمل عبارات من القانون الإداري أو المالي أوالجبائي والتي يجب على المحرر الإداري معرفتها.
مثلا:"رسالتكم رقم…"، "..بتاريخ…" ، "…المتعلقة…"
بدلا من: " رسالتكم التي أرسلتموها في الشهرالمنصرم…"
6-الإيجـــــــاز:La Concision
يجب على المحرر الإداري أن يعبر عن فكرة معينة بأقل ألفاظ ممكنة وذلك بتجنب التكرار والعبارات التي تفيد التأويل والتفسير فلا إضافة ولا حذف.
7-الحذر: La Prudence
يجب على الإداري أن يكون حذرا حتى لا يقع في الخطأ لأنه مجال للخطأ في الإدارة وهذا معناه الدقة في التعبير وهذا باستعمال لغة بسيطة وواضحة.
8-استعمال الضمير المجهول لإخفاء مصدر الخطأ:
"لوحظ لي…" "Ma été donné de constater…"
"أخبرت بكذا…" " "J’ai été saisi par…
"ألفت انتباهي…" "Mon attention a été attiré par…"
9-صيغ الخاتمة: Formule de conclusion
"في الخلاصة…" "En conclusion… "
"أخيرا…" "En fin…"
"في نهاية الأمر…" "En définitif (ve)…"
"وبالتالي…" "En conséquence…"
"وعليه…" "…َ"A cet effet
"أرجوكم…" "Je vous prie…"
"سأولي أهمية كبرى…" " Je donnerai la grande importance…"
"أروكم السهر…" "Je vous prie"
"تقبلوا…" ""Veuillez….
تعتبر المراسلة طريقة للتخاطب والاتصال، وهي تحتل مكانة هامة في النشاط الإداري بحيث تمكن المصالح العمومية من الاتصال مع بعضها البعض مع الأفراد وباقي المؤسسات الأخرى وكما تساعدها على تبليغ قراراتها والإدلاء برأيها واستلام وثائقها.
تتم المراسلة عادة بواسطة الرسالة أو البرقية إلا أن هناك أشكال مبسطة للمراسلة كالمذكرة، وجدول الإرسال والإعلان….الخ
الرسالة الإدارية الشخصية أو ذات الطابع الشخصي:
ويقصد بها الرسالة الصادرة عن الإدارة وهي موجهة إلى أجهزة غير حكومية (أشخاص اعتبارية خاصة ـــ الشركات، الجمعيات……..).
أو إلى أشخاص طبيعيين (الأفراد)(1).
وهي بدورها تخضع إلى عدد من قواعد التحرير الإداري المذكورة أدناه في الأسلوب الإداري والصيغ الإدارية، إلا أنها تختلف عن الرسالة الإدارية بين المصالح في بيانين هامين هما:
1–صيغة التسمية والنداء أو المخاطبة : Formule d’appel
يجب ذكر اسم ولقب المخاطبة بالرسالة وعنوانه تحت صفة المرسل في أسفل الوثيقة في الجزء الذي يقابل التوقيع فالنسبة للأفراد تكون صيغة المخاطب كما يلي:
سيدي المدير Monsieur le directeur
سيــــدتي Madame
سادتي Messieurs
وبالنسبة لمسئولي المؤسسات والأجهزة غير الحكومية تكون صيغة
المخاطبة كما يلي:
سيدي المدير Monsieur le directeur
سيدي الرئيس Monsieur le président
2-صيغة المجاملة:
ننهي الرسالة الإدارية ذات الطابع الشخصي دائما بعبارة تنفيذ التحية والاحترام والتقدير تعبيرا عن صلة الإدارة بالمواطنين لأنها في خدمتهم وتكون عبارة المجاملة مناسبة لصفة وجنس المخاطب
ويكون ذلك كما يلي:
أرجو أن تتقبلوا، سيدي تحياتي الخالصة
أرجوكم، سيدي المدير، أن تتفضلوا أسمى عبارات التقدير.
تقبلوا، سيدي تحياتنا.
ويتطلب هدا النوع من الرسائل تجسيد ما ذكرناه في الأسلوب الإداري والصيغ الإدارية مع مراعاة الشكل المطلوب للرسالة بذكر كل البيانات الواجب إظهارها في هذا الإطار كما أنها تحتوي على صيغة المجاملة لأنها بين رئيسي مصلحتين عموميتين.
يلجأ المحرر الإداري إلى استعمال عدد من المفردات والعبارات والمصطلحات والصيغ الإدارية التي من شأنها تسهيل مهمة المحرر والقارئ معا لكونها تستجيب للضرورات الإدارية وتتسم بفروق تعبيرية دقيقة.
وهذا معناه أن لغة خاصة بالإدارة الأمر الذي يحتم على المحرر الإداري معرفتها والتعود على استعمالها مع مراعاة الدقة والوضوح والإيجاز حتى تكون محرراته مفهومة وواضحة وسنشير إلى بعض الأمثلة:
صيغ التقديم :
– ردا على رسالتكم…………………..بتاريخ………….. ………….
………En réponse a votre lettre N°…………………..du
………………………………………….. ………..J’ai l’honneur
– تبعا لمكالمتكم الهاتفية بتاريخ ……………………………………..
……… Suite a votre communication téléphonique du
– خلال الزيارة التي قمتم بها لمصالحي بتاريخ ……………………
Lors de la visite que vous avez effectue a mes services du………………………………………
– طبقا للأمر رقم 06-03 بتاريخ 15يوليو 2022 المتضمن القانون الأساسي للوظيف العمومي يشرفني ………………………………..
– يشرفني أن أخبركم ………………………………………….. .
-يشرفني أن أحيل إليكم……………………………………… ……………….
– يشرفني أن أعرض عليكم……………………………………… ………..
تقديم الرسائل بين المصالح :
هناك جملة من البيانات يجب إظهارها في هذه الرسالة وتجعل منها شكلا مميزا كما تساعد هذه البيانات على فهم السريع للرسالة.
1-الدمغةEn tête
هو ذلك البيان الذي يظهر في أعلى الصفحة بوضوح وبكامل الحروف والذي يشير إلى اسم الدولة والنظام الرسمي لها مثال:
الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية.
2-الطابع: : Timbre
وهو يحتوي عادة على :
3-الرقم الترتيبي أو رقم التسجيل :
هو رقم التسجيل الوثيقة عند الإرسال مع إضافة اختزال بيانات التي تفيد أقرب الجهات الإدارية المصدرة للرسالة مع ذكر سنة الإصدار ويكون ذلك في سطر واحد يفيد مرجع الوثيقة .
مثال: رقم 101/م.م/م د/م ت.ب /07
4-المكان والتاريخ:
مكان وتاريخ إصدار الرسالة من الأمور الهامة في النشاط الإداري ومن أهم العناصر الأساسية التي تعطي للرسالة الصفة الرسمية وتبين تاريخ سريان مفعولها وحساب الآجال القانونية المتعلقة بالآثار القانونية التي يمكن أن تترتب عن ذالك.
ويجب كتابة ذلك بكل وضوح وفي عبارة واحدة
مثال: البيض في 02 نوفمبر 2022
5- صفـــة المرسل إليـــه: E xp- Dest
لا تشتمل الرسالة الإدارية بين المصالح عل صيغــة التسميـــة بل ذكر صفة من المرسل والمرسل إليه ( الاسم الوظيفي أو الرتبـــة).
وفي بعض الأحيان الجهة المختصة فعلا في ذكر الموضوع كما يمكن إضافة بيان يفيد الواسطــة ( تحت إشراف s/couvert )
مثـــال: رئيس المجلس الشعبــي البلدي
إلى
السيد والي الولاية
تحت إشراف
السيد رئيس الدائرة.
6- الموضوع: Objet
نشير في هذا البيان في عبارة أو جملة وجيزة ومفيدة المسألـــة المطروحة في الرسالــة على شكل عنوان يفيد المعنى العام للرسالة المحررة.
7- المرجـــع: Référence
يكون هذا البيان مباشرة تحت الموضوع للتذكير بالوثائق السابقـــة التي يرجع إليها في الرسالة المطروحة أي ما يستند عليه في ذلك.
مثـــال: منشور رقم 1005 بتاريخ 20/09/2008 المتعلق بـ…
8- الأوراق المرفقـــة: Pièces –Jointes:
نشير في هذا البيان إلى الوثائق والمستندات التي ترفق بالرسالة مع ذكر طبيعتها وعددها.
9- تصميم الرسالـــة: Le corps de la lettre:
وهو عرض الموضوع في شكل نص تحتوي على فقرات منتظمة ومنسجمة أين يتم تفصيل الموضوع وتحليله مع مراعاة ما تم ذكره في الأسلوب الإداري والصيغ الإدارية وهو يحتوي على مقدمة وعرض وخاتمة في شكل نص منسجم ومتكامل بحيث يكون هناك مدخل للموضوع بصفة وجيزة مع ربطها بالعرض لفصل المسألة المطروحة مع مراعاة التوازن بين مختلف أجزاء هذا العرض وحسب الأهمية والترتيب المنطقي للأفكار مع دخول إلى الخاتمة في شكل وجيز يفيد النتائج أو الإجراءات المقترحــة.
10- التوقيـــــع: Signature
يفيد التوقيع عنصر السلطة والاختصاص معا، وهو الذي يضفي الصفة الرسمية على الرسالــة أو الوثيقــة الإدارية، ويحمل المسؤولية للموظف صاحب الوثيقة كما يؤكد التوقيع صحة الوثيقة المكتوبــة وصدقها.
لا يوقع الرسالة الإدارية إلا الموظف الذي له اختصاص في ذلك أو الذي يتلقى تفويضا أو أمرا بذلك وهذا ما يجب إظهاره في بيانات التوقيع.
ويحتوي التوقيع على بيانات خاصة حتى يكون صحيحا
– صفــة المسؤول.
– صيغــة التفويض، التفويض – بأمر – نيابة عن…
– الإمضاء.
– الاسم واللقب.
– ختم الإدارة.
منقول
