تعبير كتابي الرسالة الادارية

المذكرة النموذجية لتحضير درس الرسالة الإدارية

الرسالة الإدارية
الرسالة نوع من أنواع الكتابة الوظيفية يتم فيها الاتصال بين طرفين كتابيا.
الرسائل فن كتابي عربي قديم ,وهي وسيلة من وسائل الاتصال,وعندما تتبادل الإدارات الحكومية الطلبات والمعلومات,أو ترسل منشأة تجارية إلى العملاء,أو يرسل عميل أو موظف إلى دائرة يطلب شيئا ما,أو يتعامل المرؤسون مع رؤسائهم,أو العكس,في ديوان حكومي,فإن الرسائل هي الطريق لكل ذلك,وفي هذه الوحدة سنتعرف على تفصيل ذلك.
سيشتمل هذا الدرس على الـمفردات التالية:
• تعريف الرسالة الإدارية.
• أهمية الرسالة الإدارية.
• أنواع الرسالة الإدارية.
• أمور تجب مراعاتها في الرسالة الإدارية.
• نموذج للرسالة الإدارية والرسالة التجارية.
تعريف الرسالة الإدارية
الرسالة الإدارية : هي نوع من أنواع الكتابة الوظيفية,وتقوم على أساس الاتصال الكتابي بين جهتين
وهي كل مخاطبة مكتوبة تتم بين جهتين رسميتين ,أو بين جهة رسمية وشخص أو العكس,أو بين شخصين لغرض وظيفي.
أهميته الرسالة الإدارية.
للرسالة أهمية كبيرة في الحياة الاجتماعية والوظيفية,فهي وسيلة مهمة من وسائل الاتصال,وهي
1 ـ وسيلة التخاطب الكبرى بين الدوائر الحكومية وغير الحكومية ,وعلى مستوى الفرد والمؤسسة..
2ـ أنها تختصر الجهد والمسافة بين مواقع جهات المراسلة .
3 ـ وثيقة قانونية يمكن الرجوع إليها عند الحاجة.
4 ـ اعتمادها وسيلة من وسائل الإعلان وبخاصة في الرسائل التجارية.
أنواع الرسالة الإدارية:
للرسالة الإدارية نوعان:
1- الرسالة التجارية:وتستخدم في الأغراض التجارية(تسويق بضاعة أو عرض خدمةأو طلب شراء أو…),وأهم ما يميزها هو الناحية الدعائية للمؤسسة أو الشركة,وتحتوي في أعلاها على ما يسمى بالترويسة,وفيها تسجل معلومات الشركة أو المؤسسة كاملة,من(اسم الشركة أو المؤسسة ومكانها ونوع التجارة ورقم السجل التجاري وصندوق البريد ورقم الهاتف ,والبريد الإلكتروني , والشعار الخاص).
2- والرسالة الرسمية:وهي التي تتعلق بالجوانب الوظيفية,ويدخل فيها: ما يسمى بالمعروض,والاستدعاءات,والتعاميم,والقرارات الإدارية الموجهة,والبلاغات و…
أجزاء الرسالة الإدارية,وكيفية كتابتها:
للرسالة الإدارية أجزاء تتألف منها,وذلك على هذا النحو:
1- الترويسة،وقد سبق ذكرها،وتمت الإشارة إلى أنها خاصة بالرسائل التجارية,وتجدر الإشارة إلى أنها عادة ما تكون مطبوعة جاهزة,وقد تكون في الرسائل الحكومية ؛لإثبات رسميتها.
2- التاريخ,وقد يكتب في المعروض آخر الرسالة مع الاسم.
3- مخاطبة المرسل إليه مع ذكر مرتبته الوظيفية( رئيس- مدير- أمين – أمير…) وما يناسبه من ألفاظ التبجيل(السيد – سعادة – معالي- فضيلة).
4- التحية الافتتاحية(السلام عليكم ورحمة الله وبركاته).

5- جسم الرسالة:وهو موضوع الرسالة,ويعرض في فقرات(بحسب الحاجة),تبدأ الأولى بتمهيد موجز يهيئ به ذهن المخاطب لموضوع الرسالة,وقد يكون إشارة إلى موضوع سابق(إشارة إلى – إلحاقا ل…- توضيحا ل…), وتختتم الفقرة الأخيرة من تلك الفقرات بعبارة مناسبة تتطلب غالبا الرد ,أو الحض على إنجاز الطلب,أو تعيد التأكيد على أمر….
6- تحية الختام:وتأتي بعد آخر فقرة,وعادة ما يكون فيها(مع دعائي لكمبالتوفيق_وتفضلوا بقبول أصدق التحايا-أو شاكرا لكم حسن تعاونكم).
7 – التوقيع والاسم,وقد تكتب الوظيفة.
أمور تجب مراعاتها في الرسالة الإدارية:
يجب التنبه إلى بعض الأمور التي يسبب عدم مراعاتها خللا في الرسالة الإدارية,ومنها:
1- الدقة والوضوح في ألفاظ الرسالة وأفكارها.
2- الموضوعية ,والابتعاد عن الأساليب الأدبية والمعاني الشعرية من خيال وصور.
3-الإيجاز, وهي صفة محمودة في مجالات الكتابة الوظيفية.
4- التنبه إلى لقب تبجيل المرسل إليه,فإن مخالفة ذلك أو الخلط فيه يجعلك موضعا للتندر.
5-عند الرد على خطاب سابق يشار إلى ذلك الخطاب برقمه وتاريخه وموضوعه.
6- مراعاة حسن تقسيم الأفكار والانتقال بينها من الفكرة السابقة- بعد أن تستوفى- إلى التالية وبتسلسل منطقي.
7- عند الرد على رسالة ذات نقاط متعددة, يجب أن يتضمن الرد كل تلك النقاط مرتبة حسب ورودها في الخطاب الأصلي